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La gestión documental es ya una herramienta fundamental para cualquier empresa o negocio que maneje gran cantidad de documentos.
En DOCUGestiona llevamos años trabajando en el desarrollo de nuestras herramientas, y todo para facilitar este tipo de tareas a PYMES y grandes empresas, ya que para muchas, dicha gestión deriva en un proceso complejo y con un alto consumo de tiempo y recursos.
En la actualidad, hay varias formas de facilitar este procedimiento. Os presentamos aquí algunas sugerencias de gran utilidad:
✔️ Simplificar y estandarizar los procesos: Debemos asegurarnos de que los procesos de gestión de documentos sean simples y estandarizados, esto ayudará a reducir errores y asegurará que el personal involucrado tenga una comprensión clara de lo que se espera de ellos. Esto también facilitará la capacitación de nuevos empleados en un futuro.
✔️ Promover el uso herramientas de software específicas: Las herramientas de software especializadas en gestión documental nos ayudarán a automatizar los procesos, reducir errores y acelerar la recuperación de documentos en caso de necesidad. Estas podrán también proporcionarnos información muy valiosa sobre la forma en la que se está utilizando la información, lo que nos ayudará a mejorar la gestión y a reducir el tiempo de recuperación de documentos.
✔️ Utilizar un sistema de gestión documental centralizado: Utilizar un sistema centralizado para almacenar y organizar los documentos asegurará que todos los empleados tengan acceso a la información. Además, los sistemas de gestión documental centralizados permiten la colaboración en tiempo real, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad de nuestro equipo de profesionales.
✔️ Establecer políticas y procedimientos claros: Esto nos ayudará a asegurar que los documentos sean consistentes en términos de formato, estructura y contenido. Además, nos aseguramos de que el personal entienda las expectativas y responsabilidades relacionadas con la gestión de documentos.
✔️ Asignar responsabilidades a nuestros trabajadores: Es importante que se asignen responsabilidades claras a los empleados relacionados con la gestión de documentos, incluyendo la identificación, almacenamiento y recuperación de documentos. Esto evitará la duplicación de esfuerzos y asegurará que los documentos sean encontrados y utilizados eficientemente.
✔️ Actualización y revisión periódica: Los documentos deben actualizarse y revisarse periódicamente para asegurarse de que sigan siendo relevantes y con la información correcta. Esto también garantizará que la información esté actualizada y disponible para su uso en tiempo real.
Una gestión documental eficiente puede proporcionar a empresas y negocios una serie de ahorros tanto en tiempo como en dinero.
Aquí os presentamos las 7 formas de ahorrar recursos con una plataforma de gestión documental:
1️⃣ Digitalizar documentos: La digitalización de documentos permite tener acceso instantáneo a la información y evita la tediosa tarea de buscar documentos en papel en un archivador físico. Esto reduce el tiempo que se necesitará nuestro equipo para buscar y recuperar documentación.
2️⃣ Organización: Una vez que los documentos están digitalizados, organizarlos en una estructura de carpetas lógica y consistente permite una recuperación rápida y fácil de la información. Asignar nombres de archivo descriptivos y etiquetas también puede hacer que los documentos sean más fáciles de encontrar en un menor lapso de tiempo.
3️⃣ Establecer permisos de acceso: Limitar el acceso a ciertos documentos solo a aquellos que necesitan tenerlos, puede ayudar a evitar que otros empleados pierdan tiempo buscando y encontrando en la plataforma documentos que no necesitan.
4️⃣ Usar herramientas de búsqueda: Las herramientas de búsqueda permiten encontrar documentos rápidamente mediante el uso de múltiples filtros. Asegurarse de que los documentos estén indexados correctamente y de que dispongan de todos sus campos informados puede ayudar a ahorrar gran cantidad de tiempo a la hora de realizar las búsquedas.
5️⃣ Automatizar tareas: Utilizar herramientas de automatización de tareas como el reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) y la clasificación de documentos puede ahorrar tiempo al procesar grandes cantidades de documentos.
6️⃣ Almacenamiento en la nube: El almacenamiento en la nube permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto puede ser especialmente útil cuando se trabaja con equipos remotos o en diferentes ubicaciones.
7️⃣ Capacitación del personal: Capacitar a los empleados en las técnicas de gestión documental y establecer políticas y procedimientos claros puede ayudar a garantizar que los documentos estén organizados de manera consistente y que los empleados puedan encontrar rápidamente la información que necesitan.
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