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¿Sabías que el gestor documental de SERHS, DOCUGestiona, nació como un desarrollo que respondía a las necesidades internas de Grup SERHS?
La compañía, nacida en 1975, de la mano de un grupo de emprendedores y empresarios vinculados al sector hotelero de la ciudad de Calella, en la comarca del Maresme (Barcelona), siempre ha tenido como meta impulsar la tecnología como motor para optimizar el rendimiento del negocio.
Corría el año 2010 cuando Grup SERHS contaba con más de 60 empresas y cerca de 4.000 trabajadores en temporada alta. La corporación realizó una consultoría de procesos, enmarcada en el Plan de Digitalización de la compañía. Entonces se vio que existía la necesidad de disponer de herramientas y procesos que nos ayudaran a digitalizarnos, para convertirnos en una corporación más productiva y eficiente.
Esto implicaba, entre otros, cumplir con una serie de objetivos:
- Disponer de un almacenamiento centralizado de la información
- Tener un mayor control del ciclo de vida y el flujo de los documentos internos
- Poder acceder y recuperar, desde cualquier lugar y momento, los documentos en formato digital a través de la tecnología web.
- Pero además, necesitamos una búsqueda avanzada, ¡que realmente fuera útil!
- Contar con un acceso rápido y sencillo para varios usuarios.
- Finalmente, era necesario poder materializar y cuantificar, el ahorro en tiempo, papel y dinero que este cambio suponía.
A principios de 2000, la dirección general de Grup SERHS ya vio claro que era necesario un espacio en el que los trabajadores y trabajadoras dispusieran de información centralizada, que fuera más o menos bidireccional y corporativa. Entonces nació el Portal SERHS, una intranet a modo de portal del empleado, en el que se encontraban actas de reuniones, imagen gráfica de las diferentes empresas, directorios dinámicos del personal, organigramas, formularios con solicitudes de permisos y vacaciones…
En 2011 DOCUGestiona empezaba a hacerse más visible con la creación de Conexumser, la unidad dedicada a la digitalización de documentos, que durante meses y años se encargaba de pasar toda la información que se había gestionado en papel, en formato digital.
Entre el 2012 y el 2013 se dio un paso más, y lo que al principio se había entendido como un proceso imprescindible para los departamentos de RRHH, se amplió a otros ámbitos, como la asesoría legal con la digitalización de los expedientes mercantiles y la incorporación de la firma electrónica. Más adelante vendrían la compra de los certificados digitales y otras fórmulas de firma digital, como la innovadora firma biométrica con BIOSign.
En 2017 podemos considerar como la fecha clave para el nacimiento de DOCUGestiona, una herramienta integral de digitalización documental que nos permitía:
✅ Transmitir información
✅ Plasmar acuerdos
✅ Confirmar transacciones
✅ Demostrar acuerdos
✅ Emitir facturación
A partir de entonces, fueron viniendo nuevas funcionalidades que paulatinamente se fueron integrando entre las diversas herramientas que ofrece la plataforma: gestión de presencia y ausencia con DOCUTime, otras modalidades de firma digital, retribución flexible, gestión de facturas, reclutamiento de personal, plataforma para el bienestar de la plantilla y retención del talento…
Herramientas que hoy forman parte de nuestra plataforma. Una solución integral que se articula en torno a la gestión documental para empresas y entidades, pero va mucho más allá.
Aquí te dejamos una cata, para que puedas verlo en acción. Haz click para acceder a la demo completa.
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