Reuniones de trabajo, productividad y Portal del Empleado en la empresa

Desde hace un par de años nos hemos convertido en unos expertos en productividad, tanto si teletrabajamos como si no. Hemos aprendido a sacar el máximo provecho de nuestras jornadas laborales, y según publica Business Insider, el «54% de los españoles trabajan más horas por el impacto del coronavirus y el aumento del teletrabajo» en base a la Guía del Mercado Laboral 2021 publicada por Hays.

También han aumentado los encuentros, sobre todo virtuales, aunque en los últimos tiempos estamos reanudando los presenciales. Si bien el contacto con las personas y los equipos es inevitable, tenemos más reuniones que antes de que empezara el teletrabajo. Por eso es necesario analizar la productividad en las reuniones, ya que a menudo consideramos que lo que podía haberse resuelto con un mensaje o una llamada, ahora hay que hacer un encuentro. Y es que no siempre tenemos la sensación de que no son suficientemente eficientes.

Reuniones de trabajo productivas: ¿son posibles?

Te explicamos cómo aprovechar el máximo los encuentros para que todos salgamos ganando:

1) Adapta las reuniones al ritmo de trabajo: a menos de que se trate de temas de extrema urgencia, es mejor permitir que el trabajador aproveche la energía de primera hora para ser productivos en sus tareas. Cuando se trata de reuniones largas y de vital importancia, es necesario programarlas con sus respectivas pausas, teniendo en cuenta que no se incluyan en momentos punta de trabajo. Es necesario definir los temas a tratar en un guión previo, accesible para todos por ejemplo en un espacio de comunicación de la empresa como puede ser un Portal del Empleado. Además, es conveniente indicar los tiempos y el método de trabajo. Y que todo el mundo esté al caso.

2) Reuniones cortas y concretas: según estudios científicos, nuestra capacidad de atención nos permite estar concentrados durante períodos de 15 o 20 minutos, con lo que os invitamos a disponer de un guión y evitar las interferencias. Así todo el mundo sabe en qué momento podrá aportar.

3) Planifica sólo reuniones necesarias: las reuniones preestablecidas a menudo no son tan necesarias como nos parecen, y se convierten simplemente en un espacio para intercambiar opiniones. Si es necesario recibir un feedback del equipo, en 15 minutos debería ser suficiente.

4) Mantener el silencio: recibimos muchas notificaciones, tanto laborales como personales que interfieren en la productividad y la atención. Si las silenciamos, no sólo conseguiremos demostrar nuestro respeto hacia los compañeros, sino que además nos podremos centrar y realizar reuniones eficientes de verdad.

5) Limita el número de asistentes a las reuniones: de esta forma, nos aseguramos que forman parte de ella las personas que tienen algún tipo de influencia en los temas a tratar, y que los implicados le dan la importancia que se merece. Los que deben estar informados, sólo tendrán que tener acceso al acta de la reunión.

6) Define los objetivos finales: aparte del guión inicial para que una reunión sea productiva, debemos añadirle un resumen final de lo tratado, saber cuáles son los próximos pasos y quién debe llevarlos a cabo, y cuándo apreciaremos los resultados. Lo ideal es que esta información esté bien clasificada, ya sea en el Portal del Trabajador o en el Gestor Documental de la empresa.

Ya sea para preparar la reunión inicial como para conocer el resto de puntos a tratar en el proyecto, es necesario disponer de la información necesaria bien organizada y referenciada. Por ejemplo, si estamos trabajando la planificación horaria de nuestra plantilla, es imprescindible que tengamos organizados los informes, registros horarios, etc, en una plataforma de Gestión del Tiempo como DOCUTime. Si por el contrario lo que queremos analizar es la viabilidad de una operación económica hacia un cliente, lo más óptimo sería tenerlo todo bien ordenado (contratos, facturas, etc) en una herramienta de Gestión documental Mecantil.

Desde DOCUGestiona podemos ayudarte a planificar y organizar tus reuniones de trabajo, para que sean lo más productivas posible.