Posiblemente en tu negocio ya hayas hecho el salto al digital y dispongas de un software para RRHH, pero realmente ¿es la solución ideal?
Las plataformas de gestión laboral, conocidas como software o solución para recursos humanos, deben ayudarnos a mejorar la productividad de nuestro equipo para que podamos centrarnos en lo que realmente aporta valor a las empresas: las personas.
El capital humano debe mimarse, se debe hacer crecer con incentivos no sólo económicos, sinó mejoras en su puesto de trabajo, beneficios sociales a través de retribución flexible, facilidades a la hora de acceder a su trabajo con herramientas que nos ayuden a realizar la gestión de su tiempo, disponer de un espacio de comunicación común para la descarga de documentos personales o de la organización como un portal del empleado.
A menudo estos procesos cotidianos y rutinarios tienen problemas de velocidad y de carga, los informes son incompletos, los empleados no entran para actualizar la información por miedo a que sus datos no estén protegidos… A veces tenemos problemas con nuestro software para RRHH pero no somos ni conscientes de ello. Por lo tanto, dado el gran esfuerzo que tememos que nos va a suponer un cambio, tenemos que tomar medidas que nos ayuden a tomar una decisión.
Te planteamos los pasos a seguir para iniciar el proceso y que este sea realmente un éxito.
1. Evaluar nuestra situación [real]
Antes que nada debemos analizar cuáles son nuestras necesidades actuales a nivel de empresa y las que vendrán a medio y largo plazo. Y es que demos tener en cuenta que no disponer de un software para RRHH adecuado nos supone:
Si tu actual software para RRHH no te ayuda con mostrar los datos de los fichajes a tus empleados, las estadísticas de documentación laboral o no estás seguro de si estás cumpliendo con la ley de protección de datos, la información que tienes no es fiable y no te está ayudando en nada. Además, te comporta mucho más trabajo manual, siendo mucho más improductivos.
2. Prepar[nos] para el cambio
Cambiar de programa informático puede resultar abrumador, pero siempre es una oportunidad para replantejar el funcionamiento del departamento de RRHH. Posiblemente ya hayas pasado por un proceso similar y tu experiencia no fue del todo positiva. Pero si estás preparado para el cambio y eres capaz de realizar una buena planificación, en esta ocasión te resultará mucho más fácil.
Para ello es recomendable crear una lista en la que se tengan en cuenta las necesidades de los departamentos implicados y del resto de usuarios de la organización, marcando lo que es imprescindible y lo que pude ser opcional o deseable. Algunos ejemplos:
- Gestionar los datos de forma centralizada y segura
- Reducir los errores en los datos
- Informes de naálisis y optimización
- Invertir menos tiempo en tareas administrativas
- Verificar y validar los datos de nómina actualizados
- Permitir la descarga de nóminas de forma segura
- Reducir el absentismo
- Desarrollar una cultura corporativa
- Generar la fidelidad y satisfacción de los empleados
Una vez elaborada la lista, se convierten en argumentos sólidos para presentarlos a la dirección, entre los cuales puedes poner en valor que RRHH será un socio real en la gestión del cambio, se va a centrar mucho más en la satisfacción de los empleados, se va a realizar una autentica campaña de comunicación de la cultura corporativa a través de la nueva solución, etc. En definitiva es poner encima de la mesa beneficios globales y beneficios concretos para la empresa.
3. Implementar la [nueva] solución
Una vez ya somos consicentes que debemos cambiar de software, nos hemos decidio por una herramienta concreta que incluye las funcionalidades que necesitas, llega el momento de la implementación. Si bíen es cierto que el proveedor te va a guiar en el proceso, es fundamental reservar un tiempo para la planificación de los pasos a seguir y para comunicar las ventajas del cambio. De esta forma ganarás la aceptación de los implicados y del resto de empleados:
Y es que al final, ¡necesitamos que la gente use la solución para poder valorarla!
4. [Medir] los resultados
Si el resultado y la aceptación son buenos, los quipos están satisfechos y los recursos se habrán optimizado. Al tratarse de un proceso en constante evolución el software se adaptará a las necesidades cambiantes de la empresa. Con lo cual, debes preguntarte honestamente si la nueva solución ahorra más tiempo y dinero, las auditorías internas són más sencillas, disponéis de más tiempo para aportar tareas de más valor, los usuarios utilizan la herramienta en su día a día y confían en ella.
¿Estás preparad@ para el cambio?
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