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La facturación es una de las áreas que tienen en común casi todas las empresas, desde las más pequeñas a las más grandes, de cualquier tipo o sector: todas deben administrar sus pagos de una forma u otra, y la gestión y la validación que requiere el sistema de facturación, sin duda afecta a la carga de trabajo de sus responsables y empleados.
Disponer de un sistema de gestión de documentos, integrado en un flujo de facturas puede ayudar a mejorar la productividad y la eficiencia, lo que supondrá unos grandes beneficios para la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un flujo de facturas en un sistema de gestión documental?
La digitalización ha entrado con fuerza en todas las empresas, en mayor o menor grado. Gracias a la automatización del trabajo se obtienen más beneficios en un proceso eficiente y más rentable, que también se puede trasladar a la gestión documental. De esta forma, podremos solucionar muchos problemas.
Muchas compañías ya reciben facturas y albaranes en papel, documentos PDF, facturas electrónicas… Pero luego se debe contar todo manualmente e introducir los datos uno a uno. Además, se puede dar el caso que se tenga que validar por parte de un superior que finalmente e será quien ordene el pago.
Este proceso se convierte en un trabajo pesado y lento, sin un control adecuado de todos los documentos y con muchas posibilidades de error. Pero un flujo de facturas integrado a un sistema de gestión de documentos pueden hacernos las tareas más sencillas, simplificando estos procedimientos administrativos, acelerando así el trabajo contable.
Ahorro de costes y tiempo
Para una empresa que genera una gran cantidad de facturas, gestionarlas y organizarlas puede representar un importante consumo de recursos. Ya sea en número de personas destinadas a esta tarea, si no también el tiempo que llevará hacerlo. Estudios recientes indican que se tarda unos 11 días en procesar una factura, que se puede reducir a la mitad gracias a la automatización.
Con esta agilidad, gracias al flujo de facturas en un sistema de gestión documental, el riesgo de impago se reduce considerablemente, algo demasiado común.
Reducción del papel
Por supuesto, con una solución de factura digital, se consigue la reducción de documentos que supone la presentación de facturas a través de un sistema de gestión documental. De esta forma evitaremos un consumo excesivo de este material que además afecta al medio ambiente.
Trazabilidad y automatización de procesos
Con la entrada de facturas en el sistema de gestión de documentos, puedes «enrutar» la factura para que llegue al responsable una vez que se haya completado el paso anterior. Se puede aprobar, modificar o devolver, ya que se puede configurar el ciclo de facturación que se requiera.
Un sistema de gestión documental con flujo de facturas también permite enviar notificaciones a quien deba tomar la decisión, sabiendo en todo momento en qué estado se encuentra la factura y realizar el seguimiento.
Control de acceso
Puedes autorizar o denegar el acceso a la recepción de facturas y sus validaciones a varias personas con permisos en el gestor documental; de esta forma, solo quien tenga poder de decisión, pueda trabajar sobre una determinada factura.
Dado que se trata de un flujo automatizado, no es necesario notificar al responsable que tiene una tarea pendiente o que se carguen los datos en el sistema de forma manual. Esto supone un gran paso por lo que hace referencia al ahorro de tiempo, ya que no tendremos que hablar con nadie para ejecutar la validación, buscar documentos o efectuar abonos…
Actualización automática de datos
La gestión centralizada de documentos y de facturación nos permiten disponer de la misma versión de un documento al alcance de todos los que tengan los permisos correspondientes. Esto permite la colaboración entre empleados de diferentes departamentos, lo cual es muy útil para empresas con grandes estructuras.
Con ello nos ahorraremos problemas de duplicidad, errores tipográficos o fallos humanos, que se puedan producir. Realizar tareas repetitivas como la entrada de datos puede llevar a cualquier empleado al agotamiento y la falta de atención.
Máxima seguridad documental
Con un sistema de entrada de facturas y gestión documental, también podrás gestionar de forma más segura y eficiente las facturas de la empresa. Gracias a la recopilación de contenido, encontrarás todos los documentos fácilmente y podrás proteger los datos para evitar la fuga de información.
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Puedes buscar por varios campos a través del Gestor documental, e incluso exportar los datos de las facturas o integrar DOCUGestiona con tu ERP de facturación.
¿Cómo funciona el módulo de gestión de facturas?
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