5 ventajas de disponer de un sistema de control horario

Los 5 principales motivos por los que disponer de un control de presencia beneficiará a tu negocio o empresa.

Años atrás podríamos decir que era casi impensable poder tener un control horario totalmente informatizado. Pero ahora, después del nuevo decreto ley establecido por el gobierno, el disponer de un control de acceso al puesto de trabajo se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier tipo de empresa.

Por eso, desde DOCUGestiona queremos explicar en qué consiste exactamente un control de presencia, y qué beneficios puede aportar a nuestro negocio.

¿Qué es un control de presencia?

Un proceso como el de fichar a la hora de entrar y salir de nuestro puesto de trabajo puede tener un gran número de definiciones… Control horario, Registro de jornada, Gestión de accesos, Control horario de trabajadores/as, etc . Pero todos ellos tienen como finalidad, registrar la jornada laboral del empleado/a en un sistema informático.

Sin embargo, los términos control de presencia y control de acceso, pueden parecer sinónimos, pero es necesario diferenciarlos para evitar malentendidos. El primero, podríamos decir que solo sirve para dejar constancia de los marcajes de la jornada de trabajo del empleado/a, mientras que el segundo, se trataría dispositivo físico por el que los/las trabajadores/as fichan, como podrían ser cerraduras o terminales con huella o tarjeta, a través de los cuales se procedería a la apertura del acceso, para permitir el paso de la persona al recinto.

Obviamente, este último no será indispensable en todos los casos, ya que por ejemplo, los empleados que realicen teletrabajo, deberán tener la posibilidad de fichar a través de una plataforma online para poder registrar su jornada laboral.

Las 5 principales ventajas de disponer de un control de presencia

Aparte de cumplir estrictamente los vigentes requisitos legales, instalar un sistema de control horario en nuestra empresa puede suponer muchas ventajas, que harán que tanto directivos/as como trabajadores/as, puedan disfrutar de una plataforma online donde queden archivados todos sus datos presenciales como horarios, marcajes, ausencias, etc. Esto nos facilitará las gestiones en caso de recibir una inspección de trabajo y evitará posibles sanciones.

✔️ Conocimiento de las horas trabajadas por los empleados:

La primera razón por la que nos será de gran utilidad un sistema de marcaje es el hecho de saber, con exactitud, cuántas horas trabajan nuestros empleados. Con este podremos conocer tanto las entradas, las salidas, las horas trabajadas de más y las ausencias injustificadas.

El hecho de que un trabajador haga muchas horas extras, indicará que existe algún problema, o bien de reparto de tareas o bien de exceso de responsabilidad dentro de un proyecto, incluso podremos detectar si un/a trabajador/a es productivo según las necesidades de la empresa.

✔️ Facilidad en la gestión de los turnos:

Los informes estadísticos mencionados anteriormente nos ofrecerán diversas utilidades, como podría ser por ejemplo, el control de los turnos en personas que trabajan en distintos horarios. Esto hará más fácil el trabajo del departamento de Recursos Humanos, quien desempeña un trabajo muy complejo a la hora de realizar las plantillas de las jornadas de trabajo de los empleados de la compañía.

✔️ Confección automática de informes:

Toda esta información quedará reflejada en una serie de informes generados de forma automática en el sistema, y que nos será útil para las gestiones internas de personal y para los requerimientos de futuras inspecciones de trabajo.

✔️ Gestión de las vacaciones:

Cómo nos encontramos en la gestión de turnos, gracias al sistema de control de presencia, nos será mucho más sencillo saber cuándo un/a trabajador/a está de vacaciones, y compaginar así el reparto de las tareas, para que la productividad del negocio no se vea afectada.

✔️ Registro de varios tipos de jornada:

Una de las problemáticas de llevar una gestión horaria de forma manual, es el control de las jornadas de las personas que trabajan en jornada reducida o bien por turnos. El control horario mediante un terminal, ya sea de marcado biométrico o bien vía App móvil, nos permitirá controlar de forma más exhaustiva las entradas, salidas, posibles descansos y pausas, ya que el trabajador podrá fichar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento del día, de forma presencial o remota.

¿Cuáles son los distintos tipos de control horario?

Para saber qué sistema o dispositivo nos encajaría mejor en nuestra empresa, deberemos conocer las características de cada uno de los existentes hasta el día de hoy.

Estos son los más habituales en las empresas:

➡️ Fichaje con App móvil: Sin duda la manera más versátil de fichar en el trabajo, ya que podremos fichar tanto si trabajamos presencialmente como si hacemos teletrabajo.

➡️ Marcaje Biométrico: Este consiste en el control horario mediante un terminal que podrá ser de lectura de huella digital, de reconocimiento facial, o bien, otros más sofisticados de verificación de iris.

➡️ Control de presencia con tarjeta: Un sistema muy habitual, pero cada vez más está en desuso. La razón, básicamente, es que con este sistema, los empleados deben llevar siempre consigo la tarjeta magnética, lo que implica pérdidas, y la imposibilidad de fichar hasta tener una nueva.

➡️ Control horario mediante dispositivos inalámbricos: Éstos pueden tener diferentes formas. Los podemos encontrar como pulseras, collares, o llaveros, que podremos sujetar con otros dispositivos de uso cotidiano, difíciles de olvidar.

De todos los anteriores, los sistemas más utilizados actualmente por las empresas son el biométrico y el que utiliza una App móvil.

En definitiva, los beneficios de disponer de un sistema de control horario/presencia en nuestro negocio, son casi incalculables. Aunque gran parte de las empresas que lo han obtenido durante los últimos meses, lo han hecho para evitar multas de los inspectores de trabajo, hay que tener muy presente que gran cantidad de los datos registrados, nos puede dar una información realmente valiosa para los nuestros responsables de recursos humanos.

¡Así que, si no dispones de uno, es el momento de dar el salto a las nuevas tecnologías!!

¿Te gustaría recibir una DEMO gratuita de nuestro control de presencia DOCUTime? Contacta con nosotros y nuestro equipo de profesionales te asesorará sobre cómo gestionar, de forma fácil, cómoda e intuitiva, el control horario de tus trabajadores.

solicitar DEMO