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¿Qué es la preservación digital?
La preservación digital hace referencia al conjunto de procesos, estrategias y técnicas utilizadas para garantizar la conservación y accesibilidad a largo plazo de la información digital. Consiste en tomar medidas para salvaguardar los documentos electrónicos, archivos digitales y otros recursos digitales contra la obsolescencia tecnológica, el deterioro físico, la pérdida de datos y la obsolescencia de formatos.
La preservación digital es importante debido a la creciente dependencia de la sociedad en la información digital. Cada vez más documentos, registros históricos, obras de arte, investigaciones científicas y otros valiosos recursos se generan y almacenan en formato digital. La pérdida de estos activos digitales puede tener consecuencias graves para las empresas, pero también en lo que se refiere a la memoria colectiva, la investigación académica, los derechos de propiedad intelectual y la propia continuidad de las organizaciones.
¿Y la custodia documental?
La custodia documental, por su parte, hace referencia a la gestión y protección de los documentos en su forma física, tradicionalmente en papel. Aunque la preservación digital es cada vez más relevante y sobre todo en el ámbito empresarial, la custodia documental es crucial debido a la existencia de documentos históricos, legales o culturales que todavía se conservan en formato físico.
La custodia documental implica el adecuado almacenamiento, la protección contra el deterioro, el control de acceso y la gestión de la vida útil de los documentos en papel. Con lo que esto puede suponer en cuanto a riesgos y gastos, por supuesto.
¿Cómo es la preservación digital en las empresas?
La preservación digital juega un papel crucial en las empresas, que detallamos en los siguientes puntos clave:
1. Salvaguarda de la información
Las empresas generan y almacenan una gran cantidad de datos y documentos digitales como correos electrónicos, contratos, informes financieros, comunicaciones internas y otros materiales valiosos. La preservación digital asegura que esta información se mantenga íntegra y accesible a lo largo del tiempo, protegiéndola contra la pérdida, la obsolescencia tecnológica o los errores humanos.
2. Cumplimiento normativo y legal
Muchos sectores empresariales están sujetos a regulaciones y normativas que exigen la preservación y archivo adecuado de documentos digitales. La preservación digital permite a las empresas cumplir con estas normativas, mantener la integridad de los datos y demostrar su conformidad con las políticas establecidas. Una herramienta que contribuye es sin duda el gestor documental de DOCUGestiona, orientado tanto a los procesos específicos de recursos humanos como los que implican cualquier aspecto de la organización y todos sus aspectos del ámbito mercantil.
3. Continuidad del negocio
En caso de interrupción o desastre, como incendios, inundaciones o ciberataques, la preservación digital es esencial para garantizar la continuidad del negocio. Mediante la creación de copias de seguridad, la replicación de datos y otras medidas de preservación, las empresas pueden recuperar rápidamente sus operaciones y minimizar sus impactos negativos.
4. Gestión del conocimiento
Las empresas acumulan un gran volumen de conocimiento y experiencia a través de los años. La preservación digital permite capturar y mantener ese conocimiento en forma de documentos, informes, estudios de caso y otros recursos digitales. De esta forma, la empresa puede conservar y compartir esta información clave para el aprendizaje continuo y la toma de decisiones informadas.
5. Colaboración y compartición de información
La preservación digital facilita la colaboración y la compartición de información entre los distintos equipos y departamentos de una empresa. Mediante el uso de sistemas de gestión de documentos, plataformas de compartición online y otras tecnologías, las empresas pueden mantener una base de conocimiento centralizada y accesible a todos los miembros de la organización.
En resumen, la preservación digital tiene un papel crítico en las empresas, ayudando a garantizar la conservación, seguridad y accesibilidad de la información digital, así como a cumplir con las obligaciones legales y normativas. También contribuye a la continuidad del negocio, la gestión del conocimiento y la mejora de la colaboración y el flujo de información dentro de la organización.
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