La gestión documental en la empresa

La Gestión Documental nos permite, en la empresa, contar con la información organizada de una forma eficiente.

¿Qué es la gestión documental?

La documentación puede llegar a nuestra empresa tanto en papel como en formato electrónico, pero lo habitual es que esta información se digitalice, para evitar una pérdida de información, tanto si es importante como sensible, o ambas cosas a la vez, además de ganar espacio y ahorrarnos dinero en la búsqueda y organización.

La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar los flujos de los documentos en nuestra empresa. De esta forma, los documentos se localizan de una manera fácil y efectiva.

¿Qué documentos es necesario gestionar en una empresa?

Como sabemos, día a día las empresas generan mucha documentación (laboral, mercantil, fiscal, civil…) a lo largo del tiempo, pero la ley determina que se conserve un determinado número de años, en función de la tipología. Su almacenamiento, en papel o digital, es obligatorio para poder justificar ante una inspección.

Las tipologías de documentación más habituales son:

• Contratos y documentación legal, relativas a los prestamistas de servicios y proveedores.
• Documentos financieros, incluyendo contratos, información sobre productos, activos y pasivos…
• Documentación fiscal, tales como justificantes (impuestos, autoliquidaciones, etc).
• Facturas, albaranes y recibos, los documentos que registran las operaciones realizadas con proveedores y clientes. Deben tener una numeración correlativa, mostrar las fechas de emisión y recepción, y deben contabilizarse y registrarse.
• Otra documentación relativa a los clientes, cómo pueden ser presupuestos o propuestas comerciales.
• Documentos de recursos humanos, tales como contratos, nóminas, anticipos…

¿Qué ventajas supone la gestión documental digital?

• Disponer de un repositorio de almacenamiento centralizado, que permita poner orden y clasificación correctos, evitando la pérdida de documentos
• Digitalización de los documentos, que implica una reducción de gastos al evitar el papel y un ahorro de espacio al no requerir un sitio físico
• Eficacia en los procesos, evitando duplicidades y facilitando la consulta y accesibilidad desde cualquier sitio
• Optimización del tiempo, al disponer de procesos de búsqueda especialmente pensados ​​para cada organización
• Seguridad, asignando perfiles a los usuarios y restringiendo la información sensible, además del obligado cumplimiento de la normativa de seguridad
• Trabajo colaborativo, para promover y facilitar el trabajo de varios departamentos implicados de forma simultánea

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