
La Gestión Documental nos permite, en la empresa, contar con la información organizada de una forma eficiente.
¿Qué es la gestión documental?
La documentación puede llegar a nuestra empresa tanto en papel como en formato electrónico, pero lo habitual es que esta información se digitalice, para evitar una pérdida de información, tanto si es importante como sensible, o ambas cosas a la vez, además de ganar espacio y ahorrarnos dinero en la búsqueda y organización.
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar los flujos de los documentos en nuestra empresa. De esta forma, los documentos se localizan de una manera fácil y efectiva.
¿Qué documentos es necesario gestionar en una empresa?
Como sabemos, día a día las empresas generan mucha documentación (laboral, mercantil, fiscal, civil…) a lo largo del tiempo, pero la ley determina que se conserve un determinado número de años, en función de la tipología. Su almacenamiento, en papel o digital, es obligatorio para poder justificar ante una inspección.
Las tipologías de documentación más habituales son:
- Contratos y documentación legal, relativas a los prestamistas de servicios y proveedores.
- Documentos financieros, incluyendo contratos, información sobre productos, activos y pasivos…
- Documentación fiscal, tales como justificantes (impuestos, autoliquidaciones, etc).
- Facturas, albaranes y recibos, los documentos que registran las operaciones realizadas con proveedores y clientes. Deben tener una numeración correlativa, mostrar las fechas de emisión y recepción, y deben contabilizarse y registrarse.
- Otra documentación relativa a los clientes, cómo pueden ser presupuestos o propuestas comerciales.
- Documentos de recursos humanos, tales como contratos, nóminas, anticipos…
¿Qué ventajas supone la gestión documental digital?
- Disponer de un repositorio de almacenamiento centralizado, que permita poner orden y clasificación correctos, evitando la pérdida de documentos
- Digitalización de los documentos, que implica una reducción de gastos al evitar el papel y un ahorro de espacio al no requerir un sitio físico
- Eficacia en los procesos, evitando duplicidades y facilitando la consulta y accesibilidad desde cualquier sitio
- Optimización del tiempo, al disponer de procesos de búsqueda especialmente pensados para cada organización
- Seguridad, asignando perfiles a los usuarios y restringiendo la información sensible, además del obligado cumplimiento de la normativa de seguridad
- Trabajo colaborativo, para promover y facilitar el trabajo de varios departamentos implicados de forma simultánea
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