Gestión de los datos personales en el ámbito laboral

¿Puede una empresa acceder a los datos personales de un trabajador/a sin su consentimiento?

Esta es una cuestión que se plantean muchos trabajadores/as, especialmente en un momento como el actual, en el que varios sistemas de supervisión, registro y seguridad graban imágenes, huellas o nuestra localización en tiempo real.

Por este motivo, desde DOCUGestiona, queremos aclarar cómo los datos personales pueden ser tratados en el ámbito laboral, qué derechos corresponden a los trabajadores/as en relación con estas y dar respuesta a algunas preguntas habituales mediante la información recopilada directamente desde la Agencia Española de Protección de Datos.

En primer lugar, queremos esclarecer la definición de un dato personal, ya que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en su artículo 4.1, lo considera «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable».

Esta información puede incluir, por ejemplo, el nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección, trayectoria académica o laboral, fotografías, voz, número de identificación, entre otros.

Los datos se pueden clasificar en genéricas (los antes mencionados) y sensibles, como origen étnico, opiniones políticas, creencias religiosas, afiliación sindical, datos genéticos, biométricos y relacionados con salud, vida u orientación sexual.

Según el artículo 9.1 del RGPD, se prohíbe en principio el tratamiento de esta categoría de datos, pero se permite su uso cuando sea necesario para cumplir responsabilidades y ejercer derechos por el responsable o la persona afectada.

Un tema de preocupación actual entre los trabajadores es el procedimiento de registro de entrada y salida. Por eso nos proponemos aclarar algunos interrogantes como…

¿Qué métodos de monitorización de horario pueden utilizar las empresas?

Una empresa tiene la libertad de seleccionar el método que considere más apropiado según su operativa, sea manual, analógico o digital, a fin de registrar diariamente la jornada laboral de cada empleado.

Este registro deberá ser accesible por el trabajador, así como por la Inspección de Trabajo y los Representantes Legales de los Trabajadores, y deberá conservarse durante un plazo de 4 años.

¿Es necesaria la conformidad del trabajador/a para la introducción de estas tecnologías?

No se requerirá la autorización de los empleados para la introducción de estos sistemas de registro de horario, puesto que la propia normativa laboral, concretamente en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET), impone a la empresa la responsabilidad de registrar la jornada laboral de cada trabajador por cumplir con una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

Sin embargo, este hecho no exime a la empresa de la obligatoriedad a informar a los/las empleados/as sobre la existencia del registro y la finalidad del tratamiento de sus datos personales.

¿La normativa de protección de datos infringe el sistema de control de entrada mediante huella digital?

De acuerdo con la resolución de la Audiencia Nacional, este método es completamente lícito y no requiere la autorización de los trabajadores/as para su implementación, salvo por el derecho a recibir información.

Este sistema no incluirá directamente la información de la huella digital, sino que el lector generó un número identificador asociado a la huella que se ajustará a la tarjeta del empleado.

¿Es legal incluir nombre, apellidos y DNI en las tarjetas de identificación?

Es necesario justificar la necesidad de llevar una tarjeta de identificación con datos personales para asegurar la identificabilidad durante las tareas, según el artículo 6 del RGPD. La falta de justificación podría resultar incompatible con la normativa de protección de datos.

Por su parte, los trabajadores también expresan preocupación por el seguimiento en tiempo real de su ubicación como forma de control durante la jornada laboral.

¿Se puede controlar la ubicación de los trabajadores/as instalando un GPS en su vehículo de empresa?

Según el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, el empresario puede utilizar las medidas que considere pertinentes para supervisar el cumplimiento de las responsabilidades laborales del trabajador/a. Aunque no es necesario el consentimiento de estos/as, el empresario debe respetar el derecho de información según el art. 13 del RGPD y explicar claramente la presencia de estos dispositivos.

¿Puede un empresario pedir el número de móvil y correo personal a sus trabajadores/as?

Ninguna normativa requiere que el trabajador deba proporcionar estos datos al empresario para llevar a cabo sus funciones. Como resultado, esta acción podría superar los límites establecidos por las regulaciones de protección de datos.

Sin embargo, podrían existir excepciones si la prestación de servicios para la empresa implica una disponibilidad personal del trabajador fuera del puesto de trabajo o del horario laboral. En este caso, siempre puede proporcionarse un número de teléfono o una dirección de correo electrónico de la empresa al trabajador.

Es importante destacar que la recopilación de estos datos siempre debe ser opcional para el trabajador, teniendo la posibilidad de rechazar el tratamiento mediante el ejercicio de los derechos de oposición o eliminación.

Si necesitas más información sobre la gestión de datos personales en las empresas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

A través de la colaboración con PYME Legal, nuestro partner especializado en materia de protección de datos, tenemos la capacidad de aportar a nuestros clientes servicios de consultoría en esta compleja área de gestión de datos personales a las empresas.

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