¿Cuál es el precio de un gestor documental y cuánto cuesta digitalizar mi empresa?

Cuando se trata de implementar un sistema de gestión de documentos en su empresa, puede haber un factor que lo frene. Hablamos del precio del gestor documental. ¿Tal vez te preocupa que tu empresa necesite una inversión incosteable o que requiera mucho tiempo para que sea rentable?

Hoy desmentimos los mitos y demostramos que, en realidad, un sistema de gestión documental como DOCUGestiona no es un gasto, sino una inversión, y en la práctica te supondrá un ahorro considerable que será el futuro de tu empresa.

¿Cómo se calcula el precio del gestor documental?

Para visualizar cuál es el coste de un sistema de administración de documentos, debes considerar dos perspectivas claramente diferenciadas, pero que en el fondo están muy relacionadas:

1.- ¿Cuánto pagarás?

Tanto si optas por contratar tus servicios con una empresa externa profesional como DOCUGestiona (que sin duda agilizará todo el proceso y te evitará quebraderos de cabeza), como si optas por realizar todos los trámites necesarios internamente, habrá algunos gastos que tendrás que afrontar. La maquinaria necesaria, el software que implementes, la formación para que tus trabajadores aprendan a manejarlo de forma eficaz,… Si además decides que tu propia empresa ejecute el proceso con sus propios recursos, ten en cuenta que el tiempo requerido será el tiempo que tendrás que dejar de trabajar en otras actividades productivas habituales. En este caso, también debes ser responsable del diseño del plan y asegurarte de que todo salga según lo previsto.

Cada empresa tiene unas necesidades concretas, por lo que definir los costes reales puede ser un poco incierto. Precisamente, uno de los servicios que ofrecemos en DOCUGestiona es el asesoramiento de un experto que te ayudará a determinar con precisión y rigor tus necesidades y estimar tu presupuesto.

2.- ¿Cuánto te ahorrarás?

No es solo gastar dinero, sinó obtener beneficios a mediano y largo plazo. La gestión de documentos dentro de una empresa te proporcionará una lista bastante larga de ventajas operativas que probablemente te llevarán a reducir los costes operativos generales y, además, a ser más eficientes en el trabajo. Produces más, generas más valor y, por lo tanto, aumentas tus ingresos y reduces tus gastos generales. Dado que un sistema de gestión documental mejorará los resultados económicos de tu empresa, lo esencial es estudiar tu situación actual y las acciones que puedes realizar para determinar qué mejoras notarás.

Para calcular realmente el precio de un gestor documental tienes que considerar ambos componentes. Quizá los cálculos iniciales te lleven a pensar que el coste de un sistema de gestión documental es demasiado alto… pero cuando le sumas el segundo factor, el factor ahorro, entonces vemos claramente que vale la pena e incluso te ayuda a generar beneficios.

Debes tener en cuenta, además, otros factores que afectan el precio del software de gestión de documentos, como pueden ser la capacidad de procesamiento y almacenamiento. Por supuesto, esto afecta el precio: cuanto más potente sea, más costará. Por eso es importante definir bien algunos puntos iniciales como el tamaño de tu empresa (una gran compañía con muchos empleados generará muchos más documentos que una PYME, pero gestionarlos será más complejo y costoso); la antigüedad de la compañía (lo que determinará el volumen de documentos generados a lo largo de su historia, con la consiguiente ocupación de espacio físico); el sector de actividad del negocio (en cuanto a volumen de documentación, no es lo mismo una gestoría que un restaurante, por ejemplo); el nivel de digitalización de la empresa; o la tipología o variedad de documentos que se maneja. 

Características del programa gestión documental que pueden afectar en el precio

Pero ten en cuenta que cada empresa es un mundo y hay muchos detalles a tener en cuenta a la hora de hacer los cálculos finales. Uno de los más esenciales, són las características específicas del programa utilizado, que determinarán si el precio es alto o bajo. Éstas son:

– Tipo de sistema. Básicamente distinguimos los softwares en función de dónde almacenan los datos:

1. On premise, en las instalaciones de la propia empresa, lo que requiere tener tus propios servidores, con la inversión inicial y los gastos de mantenimiento que eso conlleva.
2. Cloud, alojando los archivos en servidores externos en los que sólo pagas por el espacio que realmente necesitas, evitas costes de mantenimiento y ahorras espacio en tu oficina. La tecnología de seguridad cada vez está más avanzada y los riesgos de accesos indebidos son mínimos, motivo por el cual esta modalidad está ganando popularidad.

– Número de usuarios. Cuantos más trabajadores de tu empresa tengan que tener acceso al sistema, más se reduce el coste por usuario.

– Espacio de almacenamiento. Normalmente, cuanto más volumen de documentos, más puede subir el precio. De todas formas, cada vez más las mejoras tecnológicas abaratan la capacidad de los dispositivos para guardar datos.

– Funcionalidades adicionales. Debes tener en cuenta que cualquier herramienta que incluyas (personalización, utilidades avanzadas, procesos de firma digital, etc.) acostumbra a incrementar el precio base.

DOCUGestiona, un gestor documental económico

Desde DOCUGestiona te proporcionamos una solución para que el coste de gestor documental sea asequible. Nuestro software escanea, procesa y clasifica de forma inteligente todos los documentos laborales y mercantiles con los que trabajas habitualmente, para ahorrar tiempo y dinero, con tada la seguridad que tu negocio requiere.

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