¿Cómo debe ser la protección de los datos de los trabajadores y trabajadoras en la empresa?

¿Cuáles son las implicaciones relacionadas con la protección de datos durante la relación laboral de un trabajador con la empresa? La Agencia Española de Protección de Datos hace un análisis a su guía «La protección de datos en las relaciones laborales», publicada en mayo de 2021 y que desgranamos gracias a la ayuda de nuestro partner experto en auditoría legal, PYME LEGAL.

ANTES DE LA RELACIÓN LABORAL

El proceso de selección

Es el primer momento en el que una empresa empieza a tratar con datos personales de un futuro candidato o candidata a ocupar un determinado puesto de trabajo. Según el artículo 6.1.b) del RGPD, no es necesario disponer del consentimiento de la persona que opta a la oferta laboral, ya que su tratamiento será lícito cuando sea necesario para su contratación. Sin embargo, en estos procesos de selección, la empresa será la responsable de custodiar la documentación facilitada por la persona candidata, y en caso de pérdida, supondrá una infracción con la consiguiente sanción.

En caso de que el proceso de selección lo realice una empresa externa, ésta actuará como encargada del tratamiento, y la empresa que realiza la contratación es la responsable. Sin embargo, si la agencia de colocación contacta directamente con los futuros empleados sin disponer de contrato de encargado de tratamiento firmado por la empresa final, serán consideradas las responsables del tratamiento. Hay que tener en cuenta que las empresas de trabajo temporal siempre son responsables del tratamiento.

¿Y si recibimos un CV por correo (postal o electrónico)?

En este supuesto, posiblemente se cuenta con una dirección electrónica facilitada por la persona candidata, con lo que se le puede enviar información, pidiendo la confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo. En caso de que el documento haya sido entregado presencialmente en una oficina, por ejemplo, debería informarse al interesado/a que se está cumpliendo este deber (a través de carteles informativos o acuse de recibo).

DURANTE LA RELACIÓN LABORAL

¿Qué tipos de datos pueden tratarse?

Ante una relación laboral pueden tratarse datos como la fecha de nacimiento, la vida académica de la persona trabajadora u otros datos especiales. El RGPD permite su tratamiento siempre que sea necesario para el cumplimiento de obligaciones en el ámbito del derecho laboral, seguridad y protección social.

Según apunta PYME LEGAL, la base jurídica para el tratamiento de los datos es la ejecución del contrato de trabajo, puesto que “al existir una posición de desequilibrio entre empleador y empleado, el consentimiento del afectado no sería una base válida para tratar los datos .
Otra base para tratar los datos del trabajador sería para el cumplimiento de una obligación legal (bien sea obligación por parte de la ley o de un convenio colectivo) por parte del responsable. Otra base jurídica en la que el responsable podría ampararse para tratar los datos de sus empleados sería la satisfacción de intereses legítimos.”

A lo largo de la relación laboral se trata una gran variedad de datos. Un ejemplo, el de la gestión del tiempo y registro horario: dado que este método es obligatorio por ley, la empresa puede ampararse en esta norma para llevar el registro y tratar sus datos. Lo mismo ocurriría con la obligatoriedad de disponer de un registro salarial y la protección de datos.

Sin embargo, aunque en una relación laboral tengamos base jurídica para el tratamiento de datos de la persona trabajadora, existe lo que se llama “principio de minimización de datos”, que reclama que los datos personales que se traten sean adecuados, pertinentes y limitados al estrictamente necesario.

¿Qué derechos amparan a los trabajadores?

Según los artículos 13 y 14 del RGPD, la empresa debe informar a los trabajadores y trabajadoras de forma concreta, transparente y de fácil acceso, con un lenguaje comprensible, sobre el tratamiento de los datos que está llevando a cabo. Por su parte, los trabajadores podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición, y el derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas.

FINALIZACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

¿Qué implicaciones hay al terminar la relación laboral con la protección de datos?

Por ejemplo, debe tenerse en cuenta que en la carta de despido puede haber datos personales. Por tanto, si son adecuadas y pertinentes, son procedentes en el tratamiento de datos.

Tal y como nos indica PYME LEGAL, a lo largo de la vida de una relación laboral, la protección de datos tiene un protagonismo importante. “Es por eso que las empresas deberían implantar políticas de protección de datos que aseguren que los datos se tratan de acuerdo a las disposiciones legales. Y al respecto, que no permitan, por ejemplo, el acceso por terceros no legitimados a las cartas de despido, entre otros.” Los datos deben resguardarse y protegerse durante el tiempo establecido por ley.

Y en caso de que la empresa quiera contactar en un futuro, cuando ya no sea persona trabajadora, se le puede pedir el consentimiento e informarle de esta circunstancia (ante la cual, podría negarse).

¿Tienes dudas sobre cómo debe ser la gestión de los datos y la documentación laboral de los trabajadores? Desde DOCUGestiona te asesoramos y te acompañamos para que los procesos de tu empresa estén lo máximo de optimizados, sin papel y con total seguridad y cumplimiento legal.