¿Cuánto tiempo invertimos en la búsqueda de documentos?

Según estudios recientes, la búsqueda de documentos es un trabajo que nos roba 45 minutos cada día.

Este tiempo podría ser utilizado para realizar tareas más productivas, como trabajar en proyectos importantes o tomar decisiones relevantes para nuestra empresa.

¿Cómo evitar esta pérdida de tiempo?

Las herramientas de gestión documental y procesos nos ayudan a mejorar nuestra productividad y eficiencia. Esto nos permite disponer de más tiempo para nuevas tareas o dar una respuesta más eficiente en diversas situaciones. En definitiva, nos ayuda a ser más competitivos.

La gestión de procesos demuestra la importancia de introducir este tipo de aplicaciones, e incluso hacer más eficientes las propias herramientas de gestión empresarial o ERP. Esto nos permite optimizar el tiempo y el trabajo, evitando el trabajo del trabajo.

La gestión digital de documentos es necesaria no solo por motivos obvios, como la reducción de espacio o la conservación de documentos, sino que también lo es por motivos más funcionales, como la seguridad de nuestra información y el valor añadido que aporta esta a las empresas.

¿Cuáles son los beneficios de disponer de un sistema de gestión documental?

Desde DOCUGestiona estamos convencidos de que la gestión documental aporta muchos beneficios a las empresas, te describimos los más destacados:

✔️ Consulta simultáneamente de un mismo documento por usuarios diferentes: Esto permite que diferentes personas puedan visualizar el mismo documento a la vez.

✔️ Validación de los documentos: Esta funcionalidad nos permitirá garantizar que los documentos sean correctos y completos.

✔️ Control del acceso a la información por usuarios: El control de acceso nos ayudará a proteger la confidencialidad de la información.

✔️ Edición controlada por roles: Esto permite que diferentes personas puedan editar los mismos documentos, pero cada uno con sus roles y permisos.

✔️ Versión automática de los documentos editados: Tendremos garantía de que siempre exista una versión anterior del documento, en caso de que se produzca un error.

✔️ Facilidad en la distribución de contenidos: Hecho que ayudará a compartir información de forma rápida y eficiente.

✔️ Firma biométrica con soporte legal: La firma biométrica nos proporcionará una forma segura y legal de firmar documentos electrónicamente.

✔️ Creación de flujos de trabajo: Esto ayudará a automatizar las tareas ya realizar los procesos más eficientes.

✔️ Facilidad en la distribución de comentarios y anotaciones en los documentos: Esta función nos facilitará la comunicación y la colaboración entre los miembros de un equipo.

¿Cómo funciona el módulo de Gestión Documental de DOCUGestiona?

La digitalización, carga, organización, visualización y almacenamiento de documentos laborales es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo. Sin embargo, con una plataforma de gestión documental laboral como DOCUGestiona, todos estos procesos se pueden automatizar y simplificar.

Esta ofrece una amplia gama de funciones que pueden ayudar a las empresas a mejorar su gestión documental. Estas funciones incluyen:

• Digitalización de documentos: La plataforma permite digitalizar fácilmente cualquier tipo de documento laboral, como contratos, nóminas, informes médicos, etc.
• Carga y organización de documentos: La plataforma permite cargar y organizar los documentos digitalizados de forma fácil y eficiente.
• Visualización de documentos: La plataforma permite visualizar los documentos digitalizados de forma rápida y fácil.
• Almacenamiento de documentos: La plataforma permite almacenar los documentos digitalizados de forma segura y accesible.

Además de estas funciones básicas, DOCUGestiona también pueden ofrecer funciones más avanzadas, tales como:

• Alta y baja masivas de trabajadores: La plataforma permite realizar altas y bajas masivas de trabajadores de forma fácil y rápida.
• Configuración de nóminas: La plataforma permite configurar las nóminas de forma fácil y automatizada.
• Módulo de generación de documentación a firmar: La plataforma permite generar documentos para firmar de forma fácil y segura.
• Consulta y descarga de documentación de Prevención de Riesgos Laborales: La plataforma permite consultar y descargar la documentación de Prevención de Riesgos Laborales de forma fácil y rápida.

Estas funciones avanzadas pueden ayudar a las empresas a mejorar aún más su gestión documental ya reducir los costes y riesgos asociados a esta tarea.

¿Te estás planteando incorporar un sistema de Gestión Documental para agilizar los procesos de organización de los documentos de tu empresa?