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El envío de un documento con una firma escaneada en lugar de utilizar una firma digital puede acarrear varios peligros e inconvenientes. A continuación te enumeramos algunas razones por las que la firma digital es una opción más segura y preferible:
1. Autenticidad
Con una firma escaneada, es difícil verificar la autenticidad del documento y la identidad de la persona que lo ha firmado. Cualquiera puede imprimir, escanear y falsificar una firma. Con la firma digital, se usan certificados digitales y algoritmos criptográficos para garantizar la integridad del documento y revisar la identidad de la persona que lo firma.
2. Modificaciones no autorizadas
Un documento escaneado puede ser modificado fácilmente sin que se note. Esto podría poner en peligro la integridad de la información contenida en el documento. Con una firma digital, que está vinculada al documento mediante huellas digitales o códigos de verificación, cualquier modificación posterior al momento de la firma se detecta de forma inmediata, ya que invalida la firma.
3. No repudiación
Con una firma escaneada, es difícil probar que una persona ha firmado el documento y posteriormente niegue su implicación. Por el contrario, la firma digital está vinculada a la identidad del firmante mediante certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación de confianza, lo que hace que sea más difícil negar la firma.
4. Seguridad
La firma escaneada no proporciona ninguna capa de seguridad a los documentos. Si el documento contiene información sensible o confidencial, existe el riesgo de que caiga en manos equivocadas. La firma digital utiliza técnicas criptográficas para proteger la confidencialidad y la integridad del documento durante su transmisión. Además, los documentos con firmas escaneadas pueden perderse, robarse o accederse sin autorización. En cambio, la firma digital y en especial la electrónica se basa en infraestructuras de seguridad y cifrado para proteger los datos y garantizar la privacidad del documento.
5. Facilidad de verificación
Con una firma escaneada, es complicado verificar rápidamente si el documento ha sido o no firmado. En cambio, con una firma digital, se puede comprobar la validez de la firma de forma eficiente y automática, sin necesidad de comparar firmas a mano.
Vemos pues que la firma digital proporciona una capa adicional de seguridad y autenticidad a los documentos electrónicos, evitando los peligros asociados al uso de firmas escaneadas. De hecho, existen varios tipos de firma digital, algunas de las cuales se llaman firma electrónica y que son válidas según la ley.
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Desde DOCUGestiona apostamos por la firma digital, como la solución más fiable y legalmente reconocida. Nuestras modalidades de firma digital cumplen todos los requisitos legales para dar validez a la documentación de las empresas, ya sea en el ámbito laboral (nóminas, altas y bajas de trabajadores, documentación de prevención de riesgos laborales, certificados…) como en el mercantil (acuerdos, contratos, pólizas, comunicación de siniestros, notificaciones…).
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